Ondertekening

Wellicht is het u opgevallen: steeds minder (overheids)instanties sturen nog brieven met een geschreven 'natte' handtekening. Tegelijkertijd worden digitale handtekeningen door steeds meer organisaties toegepast (Rijksoverheid). Dit is een logisch gevolg van digitalisering, én het is wettelijk toegestaan.

Zo ook werkt de gemeente Doesburg steeds meer digitaal. Documenten worden digitaal opgesteld en opgeslagen in beveiligde systemen. In deze systemen zijn de documenten altijd terug te vinden door een geautoriseerde medewerker. Daarom zetten we geen handtekening onder documenten of brieven als dat niet wettelijk verplicht is. Hiermee voorkomen we veel onnodige werkzaamheden. Een document of brief zonder handtekening is wel rechtsgeldig volgens Nederlands recht. Dit geldt ook bijvoorbeeld voor e-mailverkeer. De ondertekening bevat altijd de naam van de organisatie, en de naam en functie van de ondergetekende. In de mandaatregeling is vastgelegd vanuit welke bevoegdheid besluiten genomen mogen worden. Twijfelt u over de rechtsgeldigheid van een ontvangen brief? Neem dan contact met ons op.

Uiteraard wordt een uitzondering gemaakt voor een geschreven 'natte' handtekening bij bijzondere gebeurtenissen.

Digitale ondertekening

Wanneer een handtekening wel wettelijk verplicht is, gebruiken we een digitale ‘elektronische’ handtekening. Denk hierbij aan overeenkomsten of besluiten die niet gemandateerd zijn. Met de invoering van de eIDAS-verordening in de Europese Unie is het gebruik van elektronische handtekeningen definitief verankerd in het Europese en Nederlandse recht. Hiervoor heeft gemeente Doesburg een gecertificeerde softwareoplossing in gebruik genomen: ValidSign. Deze geavanceerde elektronische handtekening zorgt ervoor dat:

  • het document op unieke wijze aan de ondertekenaar is verbonden;
  • de ondertekenaar te identificeren is;
  • het document tot stand komt met middelen die de ondertekenaar onder zijn uitsluitende controle kan houden;
  • specifieke gegevens op een zodanige wijze aan het meegestuurde document verbonden zijn, dat elke wijziging achteraf kan worden opgespoord.

Hebt u een papieren exemplaar ontvangen van een document met een digitale handtekening? Dan is dit een kopie van het (digitale) en rechtsgeldige origineel. Deze is in bezit van de gemeente en kunt u altijd bij ons opvragen.

Document met elektronische handtekening openen

Ontvangt u een elektronisch ondertekend document? Dan moet u de een programma hebben dat het document kan lezen en het certificaat kan bekijken. Bijvoorbeeld Acrobat Reader.

Bij het openen van het elektronisch document doet het programma de nodige controles op de handtekening. Als alles in orde is, ziet u dat op uw scherm. Als er een waarschuwing op uw scherm staat, mag u die handtekening niet zomaar vertrouwen. U moet dan uitzoeken wat er aan de hand is. Let er op dat het certificaat geldig is. Dat de uitgever het certificaat niet heeft ingetrokken en dat de uitgever vertrouwd is.

Vragen?

Als u nog vragen hebt, neem dan contact met ons op.